Utiliser la minuterie pour améliorer la productivité et la santé mentale

Face aux prouesses technologiques du XXIe siècle, les minuteries peuvent paraître aussi archaïques que les machines à vapeur et les télégraphes. La simple minuterie, cependant, est l’un des outils de productivité les plus utiles qui existent.

De nos jours trop peu de gens utilisent un chronomètre au quotidien. Et si vous n’avez pas intégré une minuterie dans votre routine quotidienne, vous devriez vous y mettre car les dépenses sont faibles et les bénéfices sont grands. Aujourd’hui, nous allons voir comment une simple minuterie peut transformer le concentré de tâches, de pauses, de déplacements, d’échéances et la quantité totale de ce qui constitue votre journée de travail en portions faciles à gérer – disons plaisantes ?

Sélection d’une minuterie

Pensez à votre grand-mère qui avait le choix entre un minuteur qui ressemblait beaucoup à un œuf et un autre qui ne ressemblait qu’à un œuf. De nos jours vous avez largement plus de choix. Si vous cherchez un minuteur, vous avez les minuteurs classiques, les minuteurs en forme de tomate, les chronomètres et tout ce qui peut servir à déclencher une alarme sans oublier nos téléphones. Dans le domaine des logiciels, une panoplie de minuteries pour les systèmes d’exploitation et les smartphones les plus courants vous offre un choix étonnant d’options.

Nous n’allons pas tous les passer en revue ici – nous en avons déjà mis plusieurs en évidence – mais nous allons vous donner un aperçu du choix d’un bon minuteur.

Choisissez le minuteur le plus simple qui vous permettra de faire le travail.

reveil

Le geek en vous veut l’application “cool timer” dans l’App Store pour que vous puissiez suivre votre temps, croiser vos “scores” pour les tâches chronométrées et onze milliards d’autres astuces. 

Mais est-ce que tout cela va vraiment vous aider à faire votre travail ? 

Allez-vous gâcher des minutes que vous pourriez passer à travailler. Vous savez ce que vous devez faire ? Tout simplement, trouver un minuteur à œufs à 5€ au supermarché. 

C’est une manivelle avec quelques vitesses et une cloche. Il ne fait que trois choses : Lorsque vous commencez à intégrer un minuteur dans votre flux de travail, je vous conseille vivement de choisir le minuteur le plus simple qui répondra à vos besoins.

Dans un premier temps, évitez, si possible, les minuteries sur votre ordinateur ou votre téléphone. ils sont susceptible de vous distraire. C’est pour cela que la bonne vieille tomate de votre grand mère est parfaite pour commencer.

Mais si le meilleur endroit pour avoir un minuteur est sur votre PC ou  téléphone, il est préférable d’utiliser un minuteur que de ne pas en utiliser un. 

Cependant, lorsque vous vous habituerez à utiliser une minuterie pour augmenter votre productivité, j’ai constaté qu’il est utile d’avoir une minuterie extrêmement ennuyeuse et qui n’est pas connectée à une plateforme de travail. (Vous pouvez, bien sûr, faire ce qui vous convient le mieux).

Comme je le disais précédemment, méfiez vous des minuteur sur les  PC.

minuterie pc

Vous remarquerez peut-être que vous avez de nouveaux e-mails lorsque vous allez réinitialiser la minuterie. Il est trop tentant de se promener dans votre boîte de réception et de voir quel e-mail vient d’arriver. 

Même chose pour votre smartphone, vous allez réinitialiser le minuteur et vous regardez directement la barre de notification de votre téléphone. Qu’est-ce que c’est? De nouveaux messages vocaux?  Ce qui aurait dû être une pause relaxante ou un début solide pour une nouvelle tâche, se transforme en une dispersion total de vos activités. Nos appareils électroniques nous nourrissent trop  d’information et il est difficile d’y résister pour la plupart des gens. 

Restez simple et aussi autonome que possible.

Maintenant que nous avons établi quelques directives de base pour le choix d’une minuterie, examinons les raisons pour lesquelles vous allez commencer à intégrer une minuterie dans votre flux de travail.

Les minuteries sont des unités de confinement de la charge de travail

Si vous êtes un peu comme la majorité de la population, vous êtes surchargez de travail. Vous pourriez travailler toute la journée, toute la nuit, et même jusqu’à votre éventuelle hospitalisation pour une dépression nerveuse si vous le vouliez. Mais qui veut cela ? 

Il y aura toujours du travail à faire et dans de nombreux emplois, en particulier ceux qui sont soumis à des délais. le travail ne s’arrête jamais vraiment. 

Les minuteurs vous aident à imposer un ordre microcosmique à un horaire de travail chaotique qui, grâce à la puissance d’Internet et du télétravail, peut vous suivre partout où vous allez.

Un minuteur vous permet de prendre une tâche et essentiellement de la mettre en bloc. Au lieu de considérer “Travailler sur le compte Johnson” ou “Préparer le rapport TPS mensuel” comme une tâche nébuleuse et potentiellement consommatrice de temps, un minuteur vous permet de créer un “bloc de planification” pour cette tâche. 

Que vous choisissiez de réserver deux blocs de 45 minutes ce jour-là pour y travailler, ou une demi-douzaine de blocs de 30 minutes au cours de la semaine, l’utilisation d’un minuteur vous aide à mettre en quarantaine les tâches afin qu’elles ne se perdent pas dans d’autres tâches professionnelles et personnelles importantes. 

Même s’il s’agit d’une tâche à laquelle vous devez consacrer toute la journée si c’est ce qui est requis, un minuteur vous aide à mieux comprendre le temps qu’elle prend (et qu’elle prendra éventuellement).

L’importance de s’engager avec une minuterie.

Combien de fois avez-vous commencé une tâche, dérivé vers une autre, vérifié votre e-mail, rappelé une troisième tâche en raison d’un e-mail totalement indépendant dans votre boîte de réception, puis fini par travailler sur la troisième tâche au détriment des deux premières ? 

Vous avez peut-être une volonté de fer, mais si vous êtes comme la plupart des travailleurs de l’information débordés, vous êtes plus que familier avec l’éparpillement de l’attention et la dérive des tâches.

L’utilisation d’un minuteur vous oblige à vous engager dans une tâche à accomplir. Vous réglez consciemment la minuterie et dites “Je vais travailler sur cette tâche pendant 20 minutes”. 

Même si c’est une tâche que vous n’aimez pas, vous avez plus de chances de vous y tenir car vous avez fixé une limite à ce que cette tâche sans joie peut vous torturer aujourd’hui. 

Imaginons, si vous le voulez bien, que vous alliez chez le dentiste et qu’elle vous dise : “Nous devons percer et combler une carie dans votre dent. Nous avons deux façons de faire les choses ici. 

La première méthode implique une minuterie ; nous le faisons en une heure et ensuite vous êtes en route, plus de forage. La deuxième méthode est un peu plus détendue. Nous allons et venons toute la journée, en martelant votre dent jusqu’à ce que ce soit fait”. Quelle méthode choisiriez-vous ?

Bien sûr, vous choisissez de limiter la douleur et les tracas liés au perçage de vos dents à une période déterminée et contrôlée. Faites la même chose avec votre travail. 

Limitez le travail à un temps déterminé et engagez-vous dans la tâche à accomplir de sorte, que tout soit fait ou non dans cette dynamique productive, que quelque chose soit fait et que vous ayez mérité votre pause à la fin du compte à rebours.

Les minuteries vous permettent d’être efficace.

Il est facile de se tromper sur le temps qu’il faut pour faire quelque chose. Tout comme les personnes qui ne prêtent pas attention au nombre de fois où elles glissent leur carte de crédit. Elle n’ont aucune idée de l’argent qu’elles dépensent. 

Mais aussi les personnes qui passent leur journée de travail à broyer du noir n’ont aucune idée du temps qu’il leur faut vraiment.

Lorsque vous fixez un délai pour une tâche et que vous vous y attelez à 100 %, vous avez la possibilité de voir combien de temps peut réellement être consacré à cette tâche dans ce bloc de temps. 

L’utilisation d’un minuteur vous montre ce dont vous êtes capable et vous permet de donner des estimations de temps réalistes. Si vous laissez votre travail s’étendre pour remplir tout l’espace disponible dans chaque journée de travail, vous n’avez vraiment aucune idée du temps qu’il faut pour accomplir une tâche. 

Tout ce que vous savez, c’est que le travail prend toute la journée et qu’il y en aura davantage lorsque vous reviendrez demain. L’utilisation d’un minuteur vous donnera une perception plus précise du temps et de l’engagement que prennent les tâches. 

De plus, les estimations de temps que vous donnez aux autres personnes deviendront plus précises et elles vous considéreront comme plus honnête et plus fiable parce que votre promesse “Vous l’aurez d’ici la fin de la journée” est en réalité une promesse de le leur donner d’ici la fin de la journée.

Les minuteurs améliorent les pauses

pause café

Les minuteurs vous donnent la possibilité de vous engager dans une tâche, de travailler dur sur cette tâche, puis de prendre une pause que vous avez méritée.  

Il est de loin préférable de travailler dur pendant 40 minutes et de prendre une pause de 20 minutes que de faire une pause de 20 minutes et de se précipiter sur 40 minutes de travail. Mieux encore, le facteur de confinement – la première règle des minuteurs dont nous avons parlé plus haut – vous permet de faire des pause sans vous sentir coupable. Le temps de travail est consacré au travail et le temps de pause est consacré à la détente.

Vous êtes excité à l’idée d’essayer des minuteurs pour augmenter votre productivité ? Consultez le livre électronique gratuit The Pomodoro Technique de Francesco Cirillo. Vous ne pouvez pas adopter la Technique Pomodoro – une série de séances de travail de 25 minutes avec des pauses de 5 minutes, suivies d’une pause de 15 à 30 minutes après chaque 4 “pomodoros” – mais le livre gratuit est rempli d’informations sur les avantages des chronomètres, et la Technique Pomodoro elle-même est un excellent endroit pour commencer votre expérimentation de chronomètres

Étiquettes: